Odoo im Mittelstand: fünf Entscheidungen, die Sie vorher treffen müssen

Odoo ist selten die falsche Entscheidung. Aber es gibt fünf Weichenstellungen, die ganz am Anfang gestellt werden — und die später nur noch mit erheblichem Aufwand zu korrigieren sind.

Odoo hat einen Vorteil, der gleichzeitig sein größtes Risiko ist: Man kann fast alles damit abbilden. Wer ohne Entscheidung startet, bildet deshalb genau das ab, was er vorher hatte — inklusive der Umwege, die im alten System entstanden sind. Diese fünf Punkte sollten vor der ersten Konfiguration geklärt sein.

1. Wie sieht Ihr Produkt wirklich aus?

Die Produktstruktur ist die Grundentscheidung. Ist ein Artikel ein eigenes Produkt oder eine Variante? Wie werden Sets, Bundles und Ersatzteile geführt? Was ist eine Dienstleistung, was eine Lagerposition? Das klingt nach Detailarbeit und ist in Wahrheit die Grundlage für Lager, Preise, Shop und Buchhaltung gleichzeitig. Wer die Struktur nachträglich ändert, ändert alles, was darauf aufbaut.

2. Wie entstehen Ihre Preise?

Im B2B ist der Preis fast nie eine Zahl am Produkt. Es gibt Kundengruppen, Staffelungen, Jahresvereinbarungen, Aktionen und Ausnahmen für einzelne Kunden. Odoo kann das alles — aber nur, wenn vorher entschieden ist, welche Regel die andere sticht. Die Frage lautet nicht „Können wir Preislisten?“, sondern „Welcher Preis gilt, wenn drei Regeln gleichzeitig greifen?“.

3. Wie viel Vergangenheit nehmen Sie mit?

Die Migration ist der Punkt, an dem Projekte teuer werden. Stammdaten sind Pflicht. Offene Vorgänge in der Regel auch. Aber die Frage, ob acht Jahre Belegshistorie ins neue System müssen oder als Archiv im alten bleiben dürfen, entscheidet über Wochen an Aufwand. In den meisten Fällen reicht das Archiv — und niemand vermisst es.

4. Wer darf was sehen?

Rollen und Rechte werden gern ans Ende geschoben. Das rächt sich, weil Rechte in Odoo nicht nur regeln, wer etwas ändern darf, sondern auch, wer etwas überhaupt sieht. Wenn das erst nach dem Go-live geklärt wird, sitzt das halbe Unternehmen auf Administratorrechten — und die bleiben dann meistens auch dort.

5. Wer betreibt das Ding danach?

Odoo Online, Odoo.sh oder eigenes Hosting sind drei verschiedene Welten mit drei verschiedenen Kostenstrukturen. Und jede Anpassung, die über die Standardkonfiguration hinausgeht, wird zu Wartungsaufwand bei jedem Versionssprung. Die ehrliche Frage lautet deshalb bei jedem Sonderwunsch: Ist uns dieser Punkt die jährliche Wartung wert? Erstaunlich oft lautet die Antwort nein.

Der Test, ob Sie startklar sind

Nehmen Sie einen echten Auftrag aus dem letzten Monat — am besten einen komplizierten. Beschreiben Sie ihn Schritt für Schritt: Anfrage, Angebot, Preis, Lager, Lieferung, Rechnung, Reklamation. Wenn Sie das ohne Rückfrage durchspielen können, kann man mit der Konfiguration anfangen. Wenn nicht, ist die Antwort auf die offene Stelle mehr wert als jedes Modul.